Zelfs geharde hrm'ers zien er vaak tegenop iemand te moeten vertellen dat hij wordt ontslagen. Toch is het zaak die gevoelens buiten het gesprek te houden. Alles draait nu om de werknemer en een goede afhandeling van de procedure.
‹ Nooit per telefoon
Helaas komt het nog veel voor, dus niet ten overvloede: geef nooit iemand ontslag per telefoon, of erger: per mail of sms. Behalve dat het gewoonweg onfatsoenlijk is en een uiting van slecht werkgeverschap, is het voor de werknemer afschuwelijk om zoiets op die kille manier te moeten vernemen. Zo laat u zien dat het lot van uw medewerker u totaal niet interesseert. Bovendien is het maar de vraag of hij/zij dan ergens met zijn emoties terecht kan. Ook als uw medewerker langdurig op vakantie is, wacht u gewoon tot hij terug is.
‹ Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is essentieel. Houdt u zich aan alle ontslagregels? Weet helder welke redenen u aan uw werknemer gaat voorleggen. Bekijk al van tevoren of u de medewerker kunt helpen bij het vinden van een andere baan, dat kunt u dan meenemen in het gesprek. Denk na over het karakter van de medewerker. Hoe hij of zij waarschijnlijk zal reageren en hoe u daarmee omgaat. Misschien maakt het bij u ook emoties los. Probeer dat van tevoren te bedenken, zodat u zichzelf niet verrast.
‹ Rustige kamer
Kies voor een rustige, afgesloten ruimte waar niemand u kan storen. Geen kamer met glazen wanden waar collega's de emoties van uw medewerker kunnen zien. Uw medewerker, die het al moeilijk genoeg heeft, kan zich daardoor extra opgelaten voelen en zelfs denken dat collega's door de ramen staren en proberen te liplezen.
‹ Duidelijk en direct
Draai in het gesprek niet om de hete brij heen. Zeker niet eerst vragen hoe met de kinderen gaat of andere smalltalk. Vraag ook niet hoe de medewerker zelf vindt dat het gaat, hopend dat deze zelf inziet dat het niet goed gaat en u dus niet zo erg de confrontatie hoeft aan te gaan. Dat is een oud managementtrucje waarmee u de medewerker bepaald geen dienst bewijst.
Begin meteen met de slechte boodschap. Vertel het met respect, maar laat blijken dat uw beslissing definitief is. Geef kort en bondig de redenen en hou u bij de feiten. Ga niet in discussie of in verweer tegen verwijten, dat maakt het meestal alleen maar erger. Ín een vervolggesprek kunnen de redenen eventueel verder worden toegelicht.
Als de zware boodschap is overgebracht, geef dan de medewerker wél de kans zijn emoties te tonen. Die kunnen erg variëren, van schok, woede, stilte, verdriet tot ongeloof. Geef hem of haar er de ruimte voor, maar geen gehakketak. Toon uw betrokkenheid en wees niet afstandelijk. Denk daarbij om uw houding.
‹ Niet troosten
Niet afstandelijk zijn dus, maar troosten gaat te ver. Dat past niet bij uw rol als brenger van slecht nieuws en kan bij de ontslagen medewerker zeer verwarrende emoties oproepen. Vergewis u er wel van dat de medewerker na het gesprek ergens terecht kan voor opvang en troost; wellicht op de eigen afdeling bij collega's, thuis of bij vrienden.
‹ Hulp
Wellicht kunt u helpen bij het vinden van een andere baan of is er een sociaal traject. Geef aan wat u voor uw medewerker in deze kunt betekenen. Maar bagatelliseer nooit het probleem door zoiets te zeggen als 'Ach, jij hebt toch zo een andere baan?' Soms wordt de bedrijfsadvocaat aangeboden om ook de belangen van de werknemer te behartigen. Besef dat een advocaat maar één heer kan dienen. De medewerker weet dat ook, een dergelijk voorstel wordt dan ook meestal niet op prijs gesteld.
‹ Afronding
Spreek meteen af met de medewerker of hij direct ophoudt met werken of dat hij nog even doorgaat. Laat dat soort vragen niet onbeantwoord. Het is immers triest als hij nog moet komen vragen of hij nog even mag blijven. Dat zal hem in veel gevallen ook zijn eer te na zijn. Ook zaken als het inleveren van de laptop en andere bedrijfseigendommen kunnen maar beter meteen besproken worden wanneer dat moet gebeuren.
Geef aan dat u beschikbaar bent om in een later gesprek vragen te beantwoorden of zaken nog eens toe te lichten. Dan moet u er wel zijn, dus niet een dag na het ontslaggesprek op vakantie gaan.
‹ Nazorg
Ook als het dienstverband inmiddels is beëindigd, is het vaak goed om later nog eens contact op te nemen. Gewoon om te vragen hoe het gaat, of er al een nieuwe baan in zicht is. Of u iets kunt doen. Misschien heeft u ergens een vacature gezien waar uw voormalige medewerker wellicht geschikt voor zou zijn. Zo toont u daadwerkelijke betrokkenheid, en dat zal in de meeste gevallen gewaardeerd worden. Zo kan het gebeuren dat uw medeweker, ook al is hij ontslagen wegens bijvoorbeeld een reorganisatie, toch positief terugkijkt op zijn baan en u als werkgever. Het is zelfs mogelijk dat hij zich als ambassadeur van het bedrijf gaat gedragen. Betere reclame kunt u niet hebben, en het houdt de weg vrij voor de medewerker ooit weer terug te keren als u weer vacatures heeft.
Mail dit artikel
