Zo bespaar je op incentivereizen

Kan de salesafdeling wel een stimulans gebruiken of heeft dat zeer goed functionerende team beslist een incentivereis verdiend, maar zit het financieel even tegen? Met deze tips houdt u uitstapjes betaalbaar zonder op kwaliteit in te leveren.

‹ Combineer het met een cursus
Geef de reis iets inhoudelijks mee, zodat het tegelijkertijd ook een investering in opleiding is. Vaak zijn bedrijven, zoals toeleveranciers, graag bereid gratis een expert te sturen. Denk bijvoorbeeld aan een korte cursus van uw softwareleverancier. Wees wel alert dat het geen reclamepraatje wordt maar echt inhoudelijk, en dat het voor het personeel ook duidelijk is dat het gesponsord is. Of kies voor een leuke en inhoudelijk interessante bijdrage van een lokale expert. Vaak is zo iemand al blij met een goede fles wijn of een cadeaubon van honderd euro. In elk geval stukken goedkoper dan een managementgoeroe die veel geld vraagt en ook nog eens business-class moet worden ingevlogen.

‹ Plan een slimme datum
Het weekend is altijd goedkoper, zeker in hotels, en er is meestal plek genoeg. Bovendien gaat dit niet ten koste van de productiviteit die doordeweeks geleverd wordt. Moet het toch onder werktijd, dan zijn mei, juli en augustus de rustigste maanden in zakelijke hotels. Met name als die hotels het ook moeten hebben van zakelijke bijeenkomsten, en dus ook vergaderzalen verhuren.

‹ Onderhandel met het hotel
Een niet helemaal eerlijke manier wellicht: een beetje jokken naar het hotel toe over het aantal mensen dat je wilt meenemen.
Je zegt bijvoorbeeld dat je met vijftien personen komt. Voor dat aantal beding je natuurlijk al een fikse korting, zeker als het in of rondom een weekend valt. Later, als de geplande datum in de buurt komt, laat je weten dat het toch twintig mensen worden. En omdat je weet dat ze die extra kamers anders toch niet verhuren, beding je daar nog eens een extra korting voor. Voor een hotel is het dan een kwestie van wél kamers plus meetingruimte verhuren en toch nog wat verdienen, of helemaal niks.
Blijf wel altijd vriendelijk tijdens de onderhandelingen. Als u arrogant of naargeestig de strijd met de hotelmanager aangaat, zal deze eerder geneigd zijn u meer te berekenen, puur omdat hij u niet aardig vindt. En laat u bij de hotelmanager vooral ontvallen dat u vaker incentives organiseert en de intentie hebt weer bij hetzelfde hotel te boeken.

‹ Goedkoop buitenland
Voor internationale incentives kan de keuze van het land van bestemming eveneens een besparing opleveren. Kies knooppunten in het vliegverkeer, waar grote internationale vliegvelden zijn. Dan hoeven de gasten niet over te stappen, en dat kost doorgaans minder. Kies niet altijd voor eilanden, want daar is het leven vaak duurder omdat alles geïmporteerd moet worden. Ook zijn ze vaak moeilijker te bereiken.
Een zomerse bestemming met strand is relatief goedkoop. Je hoeft je gasten dan niet te veel te onderhouden met allerlei sociale programma's, want ze kunnen lekker zonnen en zwemmen, en dat kost u geen cent. Verder zijn onbekende buitenlandse bestemmingen vaak goedkoper. Uw personeelsleden zouden die plek misschien niet snel voor hun vakantie boeken, maar voor een bedrijfsuitje vinden ze zo'n onontgonnen locatie vaak heel spannend.

‹ Ga op verkenning
Bezoek eerst zelf de bestemming en het hotel. Zo weet u zeker dat u geen kat in de zak koopt voor uw personeel, dat anders in het ergste geval ontevreden terugkomt. Voor de verkenningsovernachting bedingt u niet te hoeven betalen, want u komt straks immers terug met een hele groep. Als u tegen de manager van het hotel zegt dat u komt bij wijze van 'site inspection' of 'fam trip' (jargon uit de congresindustrie), weet hij al dat hij zo'n verkenningsnacht niet in rekening kan brengen.
Een website is altijd verraderlijk. Locaties worden op hun mooist uitgelicht, en van de kamers worden vaak alleen de meer luisterrijke suites getoond. Een lekkage, kamers die slecht worden schoongemaakt, afbladderende verf of geluidsoverlast van een aanliggende discotheek, daarover vindt u echt niets terug op de website. Constateert u gebreken, dan kunt u of besluiten verbetering te eisen (bijvoorbeeld als het gaat om schoonmaken), afhaken of een extra korting bedingen.

‹ Kamers delen
Sommige collega's vinden het gezellig om hotelkamers te delen. Dat kan flink schelen in de kosten. Wel is het riskant om zoiets te verplichten. Sommigen hechten veel waarde aan hun privacy en hebben bij voorbaat geen goed gevoel als ze verplicht worden een kamer te delen. Wel kan het nooit kwaad de vrijwillige optie van het delen van een kamer te benadrukken.

‹ Samen doorzakken
Gratis drinken in de avonduren wordt tegenwoordig echt niet meer door het personeel verwacht. Je toont je als werkgever al genereus door het eerste rondje in de hotelbar aan te bieden, daarna is alles voor eigen rekening.
Ook heeft een geslaagde incentivereis geen optreden van een artiest nodig. Zet een cd op en iedereen kan gezellig kletsen. Wil je toch leven op het podium, kies dan amateurartiesten onder het personeel, die vinden dat vaak geweldig. Een stukje cabaret, een muziekstuk, stand-upcomedy: het kost niks, het publiek heeft een geweldige avond, en de amateurs krijgen de kans om te laten zien wat ze kunnen. Zo'n avond heeft doorgaans meer succes dan een party met dure artiesten.