Zó wordt het event een feestje

Wat doen we dit jaar met het bedrijfsuitje? En wat vooral niet? Is uitbesteden een optie? En hoe zit het met de belastingen en verzekeringen? Vijf tips om te voorkomen dat u het personeel op de kast jaagt en het bedrijf op onnodige kosten.

1 De fiscus betaalt mee

Ook de fiscus draagt tegenwoordig bij aan de feeststemming. Voorheen moest de werkgever belasting betalen als de kosten van een personeelsfeest of -reisje boven een bedrag van 340 euro (454 euro bij een jubileum) per werknemer uitkwamen. De werkgever betaalde dus loonheffing over de kosten boven dit 'maximumbedrag'. Sinds 1 januari 2007 is deze beperking van 340 euro komen te vervallen en zijn de vergoedingen voor personeelsreizen en -feesten onder voorwaarden volledig onbelast.

Belangrijkste voorwaarde voor de personeelsfeestvrijstelling is dat het evenement openstaat voor minimaal 75 procent van de werknemers. Een uitnodiging voor driekwart van een organisatorische of functionele eenheid (afdeling of vestiging) geldt overigens ook. Waar het om gaat, is dat het feest een gezamenlijk karakter heeft. Hoeveel werknemers uiteindelijk deelnemen, is niet van belang.

Een andere voorwaarde is dat de Belastingdienst de 'redelijkheid' van de kosten toetst. Wat dit concreet betekent, is niet eenduidig te stellen, maar vooralsnog wordt aangenomen dat de fiscus exorbitante feesten en luxe reisjes wil bestrijden.

Nog een tip: de kosten van een personeelsfeest kunnen in veel gevallen als kostenpost ten laste van de (fiscale) winst worden gebracht.

2 Happy end verzekerd

Sinds kort heeft een vervelend afgelopen bedrijfsuitje uit 1998 grote gevolgen voor de risicoaansprakelijkheid van werkgevers bij bedrijfsevenementen buiten de deur. Wat is er gebeurd? Na het bowlen, eten en drinken in een partycentrum gooien enkele licht aangeschoten medewerkers lampolie op het nog hete barbecuerooster. Gevolg: de vlammen slaan vrijwel direct over in een grote brand die het pand grotendeels in de as legt. Schade: zes miljoen gulden. Grote vraag is natuurlijk wie daarvoor aansprakelijk is.

Na bijna tien jaar procederen heeft de Hoge Raad in november vorig jaar eindelijk uitspraak gedaan: de werkgever is aansprakelijk voor de geleden schade. Want hoewel het (bedrijfsuitje) buiten het kader van de gewone bedrijfsvoering valt, is er een 'functioneel verband tussen het gedrag van de werknemers en de gebeurtenis'. Daar komt bij dat er een leidinggevende (werkgever) aanwezig was die niets heeft gedaan om het incident te voorkomen. Het (door het bedrijf betaalde) feest diende bovendien het bedrijfsbelang en 'de werknemers waren aanwezig vanwege hun werknemerschap.'

Om de risicoaansprakelijkheid af te dekken, doet de werkgever er goed aan deze twee verzekeringen af te sluiten:

• Een uitgebreide annuleringsverzekering: vooral relevant als een evenement op een bepaalde datum moet plaatsvinden, want in geval van uitstel door overmacht worden de kosten vergoed die het verschuiven met zich meebrengen.
• Een aansprakelijkheidsverzekering (AVB) mét evenementendekking, wat inhoudt dat de dekking ook buiten de kantooromgeving geldt.

3 Uitje uitbesteden of niet?

Ga na of uw organisatie het bedrijfsevenement wel kan of wil organiseren. Nederland telt zo'n 150 tot 200 gespecialiseerde eventbureaus die zich richten op zakelijke evenementen, uiteenlopend van kanoën in Grou tot avontuurlijke trips naar Vietnam.

Het uitschrijven van een pitch is ook in de evenementenbranche niet ongebruikelijk. Voor een goede vergelijking is het aan te raden om drie of vier bureaus met een strategisch en/of creatief voorstel te laten komen en hen dezelfde briefing te geven. Het is belangrijk bij de briefing duidelijk de aard en doelstelling van het gewenste event te formuleren, bijvoorbeeld employer branding en/of interne communicatie (medewerkers bedanken, informeren of motiveren). Geef ook de criteria aan waarop het bureau zal worden beoordeeld, spreek een deadline af (zes weken is niet ongebruikelijk) en maak afspraken over de financiële vergoeding voor de verliezers. Let op: ideeën (creatieve prestaties) blijven in principe eigendom van het bureau.

Het Genootschap voor Eventmanagers en de Independent Dutch Eventmarketing Association (IDEA) hebben samen een uitgebreide checklist opgesteld als richtlijn voor een pitch. Deze richtlijn kan worden opgevraagd via info@ideaonline.nl.

4 Beide benen op de grond

Uw droomevent kan hard stranden zonder een goede basis. Hanteer voor het plannen van een bedrijfsevenement de volgende vuistregels:

• Neem ruim van tevoren een optie op een accommodatie; het is niet ongebruikelijk dat populaire locaties en/of artiesten zes tot negen maanden van tevoren moeten worden vastgelegd.
• Kies de datum van het bedrijfsevent uiterlijk twee maanden van tevoren.
• Stuur zes weken voor het evenement een uitnodiging en vraag om een reactie (wel/niet deelnemen).
• Leg vervolgens de definitieve afspraken over vervoer en catering vast.
• Loop nauwgezet de dag door om eventuele logistieke knelpunten op te sporen.

5 Vermijd de valkuilen

Juist bij bedrijfsevenementen liggen de clichés op de loer, en kan het goedbedoelde jaarlijkse feestje weleens een averechtse uitwerking op medewerkers hebben. Pas vooral op voor de volgende valkuilen:

• 'Wij doen dat al jaren zo'. Dat roept reacties op als 'krijgen we dat weer', waarmee het feestje verwordt tot een dissatisfier. Maar organiseer je niets, dan is het óók niet goed. Net als voor het jaarlijkse standaard kerstpakket geldt: probeer eens iets anders, wees origineel.
• 'Het feestje van de baas'. Niet is zo dodelijk als de hobby van de directeur. Dat hij in het weekend graag met zijn zeiljacht het IJsselmeer opgaat, wil nog niet zeggen dat het personeel het leuk vindt om een dag met elkaar op het water door te brengen. Zorg ervoor dat het event aansluit op de wensen van de (meeste) medewerker(s).
• 'We moeten alles samen doen.' Een misvatting. Voor die 10 procent die alleen vanwege de groepsdruk aan een uitje meedoet, kan het een ware verschrikking zijn. Denk eens aan een alternatief programma met keuzemogelijkheden en/of individuele activiteiten.
• 'Een compensatiedag'. Salesmedewerkers de tuin van een instelling laten schoffelen lijkt te getuigen van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap, maar werkt niet als deze mensen daar 364 dagen per jaar helemaal niets mee hebben. Oftewel, gebruik het bedrijfsuitje niet als uithangbord van het mvo-beleid.
• 'Laat de personeelsvereniging het maar doen.' Onverstandig, ondanks het enthousiasme van deze welwillende medewerkers. Vaak ontbreekt de link met het strategisch beleid, de hr-doelstelling. Denk als p&o dus eerst na over het doel (bedanken, motiveren, informeren) en kies dan - bij voorkeur samen met medewerkers - voor een evenement dat daarbij past.

Met dank aan Jurgen Stormmesand (KPMG Meijburg & Co) en Leon Kruitwagen (IDEA)