Het helpt tegen de filedruk, het kan heel productief zijn én het maakt u erg aantrekkelijk als werkgever. Maar het succes van telewerken staat of valt met de kwaliteit van het beleid. Zó houdt u de problemen buiten de deur.
Werknemers de gelegenheid geven om zo heel af en toe thuis achter de pc te kruipen, en zo de files te vermijden en geconcentreerd een rapportje af te schrijven -- dat het beperkte telewerkbeleid bij veel bedrijven. Maar om ellende te voorkomen en daadwerkelijk resultaat te bereiken, kan p&o er beter goed beleid op maken. De volgende stappen helpen u op weg.
1. Peil de behoefte
Aan belangstelling meestal geen gebrek. Werknemers willen over het algemeen wel. Het zijn juist vaak de managers die telewerk niet zien zitten, omdat ze bang zijn de controle te verliezen. Aan de p&o'er daarom de taak allereerst in kaart te brengen waarom mensen willen thuiswerken en wat de voordelen voor de werkgever kunnen zijn. Beschrijf: wat kan telewerken voor ons bedrijf betekenen? Wat willen we ermee bereiken? Past het binnen onze cultuur? En hoe zorgen we voor de binding met de organisatie? Wie komen er voor in aanmerking, en wie niet? Bedenk ook hoe telewerken uitpakt op uw aantrekkingskracht op de arbeidsmarkt. Kijk tenslotte ook eerst naar uw beloningsbeleid: als u alleen maar stuurt op aanwezigheid heeft telewerkbeleid niet zoveel zin. Maar als er in uw organisatie op output wordt gelet, gaat het alweer een stuk makkelijker.
2. Maak een plan
Nadat de eerste vragen zijn beantwoord, is het zaak zo nauwkeurig mogelijk vast te leggen welke taken en functies in aanmerking komen voor thuiswerk en hoe het wordt ingevuld. Telewerk is voor niemand een recht, maar kan ook nooit een plicht zijn. Kijk naar de collegialiteit in de organisatie: kunnen taken snel worden overgenomen? En wat betekent dat voor de 'achterblijvers'? Probeer aan te haken bij andere gebeurtenissen in de organisatie: een verhuizing, een nieuw ict-systeem of een reorganisatie. Dat maakt de invoering van telewerken vaak 'logisch'. En overleg in deze fase veel met andere betrokkenen, zoals leidinggevenden, ondernemingsraad, ict-afdeling en arbo-deskundige.
3. Maak een begroting
Realiseer dat telewerk altijd eerst heel wat investeringen vergt, voordat het wat oplevert. U moet in kaart brengen wat het allemaal kost: apparatuur, communicatieverbindingen, de inrichting van de thuiswerkplekken en eventuele trainingen. Kijk ook naar de kosten van beveiliging van het netwerk en mogelijk capaciteitsuitbreiding ervan. Mogelijk spelen ook verzekeringen een rol. Lastig punt, maar er valt op telewerkers natuurlijk ook te verdienen. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken geen reiskostenvergoeding meer te betalen. Zet daar een fatsoenlijke vergoeding tegenover voor telefoon- en internetgebruik, en u zult op begrip kunnen rekenen. Bovendien is het fiscaal aantrekkelijk: deze vergoeding keert u netto uit en de werknemer ontvangt 'm handje-contantje. De regels zijn tegenwoordig heel eenvoudig -- dankzij de hervormingen van het Paarse Krokodil-plan: wie aantoonbaar meer dan 10 procent zakelijk besteed aan internet- en telefoonkosten, kan álles vergoed krijgen.
Als je met telewerken begint om bijvoorbeeld huisvestingskosten te besparen, is het redelijk om als organisatie de kosten te dragen. Is het vooral een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, dan ligt het meer voor de hand ook de werknemer bij te laten betalen. Je kunt er zelfs voor kiezen om telewerkvoorzieningen in het cafetariamodel op te nemen, dat brengt de mogelijkheid ook nog weer eens extra onder de aandacht. Wees overigens voorzichtig met vergoedingen voor 'huisvesting': dat mag pas belastingvrij als er meer dan 70 procent vanuit huis wordt gewerkt. En dat zal zelden het geval zijn.
4. Maak een overeenkomst
Niet in alle organisaties nodig, maar vaak wel handig: een overeenkomst, waarin de rechten en plichten over en weer worden vastgelegd. Dat hangt natuurlijk sterk af van hoe het gebeurt: als de werknemer voorzieningen van de zaak tot z'n beschikking krijgt, moet je dat eigenlijk altijd schriftelijk vastleggen. Schrijf daarnaast bijvoorbeeld op welke tijden thuis wordt gewerkt, hoe er wordt teruggekoppeld over de werkzaamheden en of er specifieke veiligheids- en privacyaspecten worden afgesproken. Ook belangrijk: spreek af wanneer een medewerker op die dagen ook telefonisch bereikbaar is. En vergeet vooral ook niet op te schrijven wat er moet gebeuren voordat de telewerker z'n thuiswerkdag verliest. Anders wordt het een verworven recht, en krijg je de mogelijke overtreder nooit meer in het gareel.
5. Doe een pilot
Verstandig is om niet meteen het telewerk voor de hele organisatie uit te rollen, maar te beginnen met kleine stapjes -- zoals bijvoorbeeld een afdeling. Zo kunnen dure missers worden voorkomen. Denk niet te lichtzinnig over een telewerkproject: als je het goed wilt doen, is het een majeure operatie. Probeer in een pilot niet alleen de werknemers te laten thuiswerken die hebben gezegd hier gráág voor in aanmerking te komen, maar vraag ook de twijfelaars om mee te doen. Dat levert immers waardevolle informatie op. Bedenk daarbij wel dat u niemand kunt verplichten tot werken vanuit de huiskamer. Van zowel de kant van de werkgever als van de werknemer is telewerken altijd vrijwillig.
6. Ga voorlichten
Het is zo'n stap waarvan iedereen weet dat-ie nodig is, maar die toch nog vaak wordt vergeten. Goed telewerkbeleid staat of valt met goede voorlichting. Bij de Rabobank bijvoorbeeld hebben ze een brochure gemaakt van wel 50 pagina's dik, die je gelezen moet hebben voor je thuis aan de slag mag. Maar in een kleinere organisatie kan een bijeenkomst voor al het personeel ook al wonderen doen. Ook als maar een paar mensen gaan telewerken, verdient brede communicatie de voorkeur: dat voorkomt dat die paar telewerkers vreemde eenden worden in de bijt. Bovendien weten anderen dan ook precies wat er gebeurt. Altijd handig.
Belangrijk hier is ook de vraag of de thuiswerkplek arbotechnisch verantwoord is. De werkgever moet niet alleen goede spullen leveren (tafel, stoel, beeldscherm moeten allemaal rsi-bestendig zijn), u bent zelfs verplicht een risico-inventarisatie en --evaluatie te maken, die door de arbo-dienst moet worden nagekeken. U kunt hiervoor verschillende dingen bedenken, zoals telewerken alleen toestaan aan diegenen die zelf voor zo'n goede plek hebben gezorgd, of spullen in bruikleen geven. Maar bedenk goed dat de werkgever altijd aansprakelijk blijft. En communiceer dat goed naar alle medewerkers.
7. Voer in
Na het zaaien, kan nu het oogsten beginnen! Al het nijvere werk van de eerste stappen, moet zich nu gaan uitbetalen. Ook in deze fase is continue communicatie nog steeds van het grootste belang. Zorg voor een helpdesk om vragen te beantwoorden. Zorg dat telewerken ook niet gezien wordt als een manier om op de kinderen te kunnen passen, of om op een rustige tijd de boodschappen te doen. Geef vertrouwen, maar maak tegelijk goede afspraken. Probeer ook niet te veel te controleren, dat maakt mensen achterdochtig. Laat liever duidelijk zien dat telewerken een gezamenlijk belang van werkgever en werknemer is. Maar dat het dan wel netjes moet gebeuren.
8. Evalueer
Wees niet te snel met evalueren, maar wacht vooral ook niet te lang. Na een maand kun je eigenlijk nog niets zeggen over het effect, omdat mensen eerst moeten wennen. Maar na een maand of zes is het wel zaak de oorspronkelijke uitgangspunten eens te leggen naast de praktijk van alledag. Worden de vooraf gestelde doelen inderdaad gehaald? En zo nee, valt daar nog aan bij te sturen? Lopen de kosten niet uit de hand? Is onze ICT-infrastructuur wel up-to-date, of kunnen we daar nog dingen verbeteren? Bedenk goed dat de meeste telewerkprojecten niet stuk lopen op de techniek, maar op de menselijke kant. Dat is natuurlijk ook een geruststelling: zolang je die menselijke kant niet uit het oog verliest, kan het eigenlijk niet misgaan.
Mail dit artikel
