De vuile was moet niet buiten komen te hangen, maar gewassen moet ie wel. Bedrijven waar klokkenluiders veilig hun belastende informatie kunnen delen, lossen meer misstanden op en lijden minder imagoschade.
1 Werk aan een open cultuur
Een directeur die handelt met voorkennis. Een chef die een ondergeschikte inzet voor privé-werkzaamheden. Chantage, side-letters, omkoping alles wat illegaal en immoreel is, gebeurt --k weleens in organisaties van onbesproken gedrag. Dát het voorkomt, is niet helemaal te voorkomen. Maar dat het voortwoekert terwijl de medewerkers doen of hun neus bloedt, wél. De kans op voortwoekeren is het grootst in een sterk hiërarchische of zelfs autoritaire bedrijfscultuur, waar medewerkers bang zijn voor hun bazen en onzeker over hun positie. Jammer, want weinig is zo cruciaal voor de gezondheid van het bedrijf als het tijdig vernemen van slecht nieuws. Een misstand waar een bedrijf zelf een eind aan maakt of aangifte van doet, richt heel wat minder schade aan dan het schandaal dat losbarst wanneer de buitenwereld het op eigen kracht ontdekt.
Natuurlijk kunt u een open, communicatieve cultuur niet bij decreet afdwingen. Maar de ‘schandaalpreventieve' werking ervan is wel een reden temeer om ernaar te streven.
2 Goed voorbeeld doet volgen
Zelfs in een niet-autoritaire organisatie vereist het veel moed van een medewerker om een misstand aan te kaarten. Dat geldt zeker als het een superieur betreft, maar ook het ‘verlinken' van een collega wordt vaak als deloyaal gezien. Uit een onderzoek van bu-reau IVA bleek dan ook dat veel klokkenluiders stank voor dank krijgen: pesterijen, de-gradatie en ontslag zijn geen uitzonderingen.
Uit een internetpeiling van IntermediairPW eerder dit jaar bleek dat bijna de helft van u, p&o'ers, weinig heil verwachtte van een klokkenluidersregeling. Toch liet diezelfde IVA-studie ook zien dat bedrijven die zo'n regeling hebben, beter reageren op meldingen van misstanden. Niet alleen ondervonden de klokkenluiders minder negatieve gevolgen van hun melding, maar ook leden de bedrijven minder imagoschade en werden meer van de gesignaleerde misstanden opgelost.
Bent u (nu alsnog) overtuigd van het nut van zo'n regeling, maar ziet u op tegen het werk, dan heeft de Stichting van de Arbeid sinds 2003 een modeltekst voor u (zie onderaan). U kunt de tekst naar eigen inzicht aanpassen. Zo kiezen sommige bedrijven ervoor de raad van commissarissen te gebruiken als een soort ‘hof van appèl'.
3 Wees de brand vóór
Een klokkenluidersregeling is als een brandladder: je hebt hem zelden nodig, maar breekt dat moment aan, dan kan hij het verschil maken tussen zwaargewond raken en met de schrik vrijkomen. Het is dus zaak zo'n regeling op te stellen op een moment dat er geen vuiltje aan de lucht is of lijkt te zijn.
Voor beursgenoteerde ondernemingen is er n-g een reden om er werk van te maken: de code-Tabaksblat vraagt erom. Multinationals hebben daarnaast te maken met Britse en Amerikaanse wetgeving die bescherming van whistleblowers eist. De Nederlandse regering heeft besloten dit aan de sociale partners over te laten. Een initiatief vanuit de Tweede Kamer (GroenLinks) ligt voorlopig stil.
4 Betrek het personeel
Geen mens hoort graag kritiek of slecht nieuws. Dus ook een directie niet. Het voelt daarom wat tegennatuurlijk, zo'n regeling die het melden van misstanden faciliteert. De meeste werknemers zullen dan ook enigszins sceptisch reageren. Temeer omdat ze weten: loopt het op een conflict tussen henzelf en het bedrijf uit, dan delven ze het onderspit. Daar zijn genoeg schrijnende voorbeelden van.
Tijd voor zendingswerk. Ga op de zeepkist staan, digitaal of nog liever letterlijk. Leg aan uw personeel uit dat de organisatie met deze regeling haar zelfreinigend vermogen wil versterken. Benadruk dat het melden van misstanden dus niet alleen mogelijk is, maar ook wenselijk. En méén het.
5 Definieer ‘misstanden'
Niet elk onwenselijk gedrag is een misstand. Klokkenluidersregelingen zijn uitdrukkelijk bedoeld voor illegaal of immoreel gedrag dat schadelijk is voor het algemeen belang. Zaken dus die het individuele belang van de werknemer overstijgen. Natuurlijk moet ook een werknemer die gepest, bepoteld, gediscrimineerd of anderszins slecht behandeld wordt, ergens met zijn of haar klacht terechtkunnen. Maar op het gevaar af ambtelijk te klinken: dat is een andere procedure.
6 Maak melden laagdrempelig
Klokkenluiders kennen hun pappenheimers. Vaak kunnen ze goed inschatten naar wie ze het best kunnen toestappen met hun alarmmelding.
Het is daarom goed in de regeling niet slechts één meldpunt voor te schrijven. Geef als algemeen advies om een misstand te melden in de lijn: aan de eigen chef, of aan diens leidinggevende. Dat is natuurlijk geen optie als de vermeende rotte appelen zich juist daar bevinden. Wijs daarom --k een vertrouwenspersoon aan als alternatief meldpunt. Is uw bedrijf klein, dan zou een externe vertrouwenspersoon, bij de brancheorganisatie, beter zijn. Helaas zijn die er nog niet of nauwelijks. Maar als genoeg bedrijven erom vragen, komen die er vast wel.
Neem ook anonieme meldingen serieus. Anoniem melden is weliswaar niet de koninklijke weg, maar de klokkenluider kan steekhoudende redenen hebben om zich schuil te houden. Het ontbreken van een afzender maakt de beschuldigingen niet minder het onderzoeken waard.
7 Bescherm de klokkenluider
Wie rottigheid aan het licht brengt, verdient een schouderklop, geen doodschop. Dit is de kern van de zaak. Zelfs als de beschuldigingen niet te bewijzen zijn, verdient de melder nog bescherming. Misschien heeft de dader zijn sporen goed uitgewist, of misschien heeft de melder zich te goeder trouw vergist. Heel vervelend voor de organisatie, want het geeft veel onrust, maar toch: kan gebeuren.
Een heel enkele keer zal de ‘klokkenluider' de zaak opzettelijk onjuist hebben voorgesteld. Dat is een onvergeeflijke misstap. Ontsla hem.
8 Voorkom externe melding
Eigenlijk is de gangbare term ‘klokkenluidersregeling' onlogisch. Wat uw bedrijf wil, is voorkomen dat medewerkers rechtstreeks naar de pers of de politie stappen. Laat ze liever intern aan de bel trekken, dat veroorzaakt heel wat minder kabaal dan extern de klok luiden. U mag dat ook gerust eisen, want elk bedrijf heeft recht op discretie en loyaliteit van zijn personeel.
Toch kan een klokkenluider gegronde redenen hebben om naar buiten te treden. Meteen, omdat er een acuut gevaar dreigt of omdat de wet het vereist. Of ná een interne melding, omdat de organisatie die in de doofpot lijkt te willen stoppen: termijnen overschrijdt, de melder niet informeert over de voortgang, of zelfs bewijsmateriaal begint te vernietigen.
De organisatie die dat doet, neemt een groot risico. Misschien slaagt ze in haar opzet waarna overigens de volgende werknemer zich wel drie keer zal bedenken alvorens een misstand aan de kaak te stellen. Of de opzet slaagt niet. Waarna de doofpot in een boemerang verandert, want nu wordt de kwestie een schandaal met media-aandacht en imagoschade. Als dat gebeurt, heeft u gefaald.
Meer weten?
Modeltekst klokkenluidersregeling
http://www.fnv.nl/arbeid/renderer.do/clearState/true/menuId/22082/returnPage/22084/
http://www.minbzk.nl/overheidspersoneel/integriteit
Mail dit artikel
