Als hrm één ding geleerd heeft van de crisis, is het wel het nut van een flexibele schil naast de kern van vaste medewerkers. Maar het werken aan een gezonde vast/flex-verhouding vraagt wel veel van hrm. Wat moet u in huis hebben?
Uitzendwerk is de smeerolie van de arbeidsmarkt, stelt uitzendbrancheorganisatie ABU terecht in haar rapport over de resultaten over 2009. Zodra de economie aantrekt, vormt het leger flexwerkers de banenmotor die de productie snel weer op gang moet brengen. Breekt de crisis uit, dan vliegen zij er als eersten uit en lijken uitzendbanen wel 'wegwerpbanen'.Niet voor niets daalde in 2009 de omzet in de uitzendmarkt met maar liefst 21 procent.
Economen van het IMF waarschuwden zelfs voor het ontstaan van een scheiding op de Nederlandse arbeidsmarkt; de vaste arbeidskrachten verdienen rechtsbescherming, krijgen ontslagvergoeding en scholing, maar de tijdelijke krachten staan nu met lege handen op straat. De dreigende tweedeling was voor FNV-voorzitter Agnes Jongerius zelfs reden te pleiten voor een maximum van 10 procent flexwerkers binnen bedrijven. Een onzalig plan, zo weet elke ondernemer die de crisis heeft meegemaakt. In plaats van dure inkoop van kennis en capaciteit, bleek het hebben van flexkrachten naast vaste krachten in het personeelsbestand opeens een groot kostenvoordeel.
'De crisis heeft het nut van een flexibele schil heel scherp blootgelegd', beaamt Hans van der Molen van hrd-adviesbureau GITP. 'Bedrijven die hierover beschikten, zeilen er nu relatief gemakkelijk doorheen.' Voor het noodzakelijke terugschroeven van de capaciteit konden zij interen op hun buffer van flexibele krachten. Zij konden het hoofd boven water houden zonder reorganisatie met bijbehorende dure ontslagrondes. Een harde les voor bedrijven die de afgelopen periode een te dunne flexibele schil hadden.
Shift in denken
Hoewel de cijfers van het CBS het afgelopen jaar een constant beeld tonen van de verhouding vaste werknemers (80% van de werkenden), flexwerkers (8%) en zelfstandigen (12%), zal de arbeidsmarkt radicaal veranderen, zo verwacht Steve Sichtman, managing partner van online interim-professionalsnetwerk Blue Carpet. 'Tussen nu en 2015 zal ruim 30 procent van het totale personeelsbestand in Nederland uit de flexibele schil bestaan.' Naast de onvermijdelijke krapte op de arbeidsmarkt door de vergrijzingsgolf, wordt dit volgens Sichtman ook veroorzaakt door de rigoureuze bezuinigingen en reorganisaties die bedrijven hebben doorgevoerd. 'Organisaties hebben zich hiermee impopulair gemaakt en ongewild het ondernemerschap onder werknemers aangemoedigd. Zelfstandige professionals hebben straks de werkgevers voor het uitkiezen en zullen de disloyale werkgevers keihard afstraffen. Werkgevers die zich nu niet aantrekkelijk opstellen voor zelfstandigen, missen zodra de economie aantrekt de boot en verliezen de grip op hoogwaardig personeel.'
Hugo Hairwassers, mede-eigenaar van arbeidsbemiddelingsbureau JOP, constateert overigens exact het tegenovergestelde. 'In het verleden zijn veel managers en goede specialisten opgekocht door bureaus en voor dubbele tarieven teruggezet in de markt. Veel interimmers kiezen echter weer voor een vast dienstverband. De arbeidsmarkt komt - zeker voor de overheid - eindelijk in evenwicht en de behoefte om formatie te vullen met tijdelijke mensen komt hierdoor in de toekomst juist steeds vaker te vervallen.'
Het zijn twee volstrekt tegenovergestelde meningen. En de waarheid zal zoals gewoonlijk wel in het midden liggen. Toch wordt algemeen aangenomen dat flexwerken na de crisis een grote vlucht zal nemen. Niet langer zullen kosten dé overweging zijn, maar flexibiliteit wordt de norm, beweert Geert-Jan Waasdorp, directeur-eigenaar van arbeidsmarktspecialist Intelligence Group. De verhouding vast/flexibel in het personeelsbestand wordt een strategische overweging in het hr- en recruitmentbeleid van na de crisis, zo verwacht Waasdorp, die een shift in het denken over vast/flex voorziet.
Gezond mee-ademen
Van der Molen pleit ook voor het vergroten van de flexibele schil door bedrijven. '10 procent kunnen mee-ademen is heel gezond om in te spelen op de steeds korter wordende economische cycli.' Om de snel veranderende personeelsbehoefte op te vangen, is het volgens hem noodzakelijk om structureel goed gebruik te maken van zzp'ers. 'Bedrijven moeten de ruggengraat hebben om in goede én slechte tijden te willen investeren in een flexibele schil.' Hoe hou je in een periode waarin de flexwerkers aan de kant staan binding met die mensen? Draag je bij aan hun kennisontwikkeling? Organiseer je borrels voor freelancers om in tijden dat er weinig werk is toch contact te houden? Bedrijven die nu, tijdens de crisis, nog een flexibele schil als buffer willen opbouwen, zijn te laat, zegt Van der Molen. 'Dure en ervaren krachten die nu nog zwaar op de loonlijst drukken, kunnen tegenwoordig in veel kortere tijd weer broodnodig zijn om de organisatie rendabel te maken.'
'Bovendien, aldus Van der Molen, 'zijn werknemers nu niet erg genegen om hun arbeidscontract in te leveren.' Dus zonder slepende ontslagprocedures waarbij hoge afkoopsommen moeten worden neergelegd, komt de werkgever niet van hen af. Hoewel? Een alternatieve manier van reorganiseren die volgens Van der Molen weer actueel is, is het 'migreren van mensen op de loonlijst naar een flexibele schil'. In plaats van een klassieke reorganisatie, krijgt een werknemer die (noodgedwongen) besluit voor zichzelf te beginnen een hoeveelheid werk mee. De startende zelfstandige wordt op weg geholpen, iets wat in ieder geval meer lijkt op een win-winsituatie. Je moet wel rekening houden met fiscaal-juridische regels, waarschuwt Van der Molen, maar het is tot op zekere hoogte mogelijk.
Wisselende teams
Onlangs meldde het Britse hr-vakblad Personnel Today dat ict-gigant IBM zou overwegen het personeelsbestand met driekwart te verkleinen, van 399.000 vaste medewerkers naar 100.000 man in 2017. Die 299.000 mensen zouden dan niet worden ontslagen, maar weer als externe partij worden ingehuurd. Veel kostenvoordelen voor het bedrijf natuurlijk, dat geen huisvestings-, pensioen- en ziektekostenpremies meer hoeft te betalen voor de ex-werknemer die nu leverancier is geworden.
Hoewel IBM deze plannen ontkent en afdoet als 'puur speculatie', zullen we dergelijke vormen van 'crowd sourcing' steeds vaker tegenkomen, denkt Jeroen Sakkers van businessplatform VictorMundi.com. Sakkers merkt dat bedrijven niet gewend zijn om kortstondige arbeidsrelaties aan te gaan en nog altijd vasthouden aan de klassieke inzet van personeel. Maar het aangaan van vaste arbeidscontracten en het blijvend binden van personeel zijn volgens hem binnenkort verleden tijd. 'De vergrijzing, het nijpende tekort op de arbeidsmarkt en de hang naar meer vrijheid van werknemers dwingt werkgevers de organisatiestructuur en de inzet van personeel te veranderen.'
Voor de toekomst voorziet Sakkers dat bedrijven werken met een project based-workforce, waarbij naast een kleine strategische, vaste kern ad hoc kenniswerkers worden ingehuurd. Afhankelijk van omvang en duur van de werkzaamheden wordt telkens een team samengesteld van mensen die samen het werk uitvoeren. Hrm krijgt in Sakkers' optiek dan ook te maken met een heel andere budgetteringsproblematiek. 'De hr-manager moet de budgetten koppelen aan projecten in plaats van aan medewerkers.'
Toekomstmuziek
Het klinkt misschien als verre toekomstmuziek, maar je hoort deze geluiden steeds vaker. In een rondetafelgesprek dat IntermediairPW vorig jaar voerde met arbeidsmarktexperts, omschreef Paul-Peter Feld van Xerox Nederland het arbeidsconcept van de toekomst als volgt: 'Bedrijven zullen meer en meer open systemen worden. (...) Er ontstaan ademende structuren die als een organisch geheel groeien of verdwijnen; zzp'er X tuned in op bedrijf Y om iets in te brengen, en daarna tuned hij weer uit.' Feld vergeleek het nieuwe arbeidsconcept met de manier van werken in de filmindustrie. 'Er is een aantal grote filmstudio's, met daaromheen allemaal freelancers. Voor de filmproductie worden er allerlei mensen bijgehaald, zoals regisseurs, acteurs, cameramensen, visagisten, scriptschrijvers en productiemensen. Is de film klaar, dan gaan alle partijen weer hun eigen weg.'
Strategisch voorwerk
Even terug naar de realiteit, waarin de meeste bedrijven werken met een kleine flexibele schil - als ze die nog hebben. Hoe bouw je als hrm nou een strategische, duurzame flexibele schil op? Hoe transformeer je een personeelsbestand met vaste bezetting naar een met een 75/25-verhouding tussen vast en flex?
'Het begint met de vraag wat je in huis moet hebben', zegt Eddy Hus, directeur Advies en management bij adviesbureau Conclusion. Hij adviseert, net als Van der Molen, een offensieve benadering en niet te wachten tot de nood hoog is. 'Veel hrm'ers zijn defensief, stellen een vacaturestop in, maar dat is te laat. Een bedrijf dat nu nog gaat reorganiseren, is die mensen en hun kennis voorgoed kwijt.' Terwijl volgens Hus - afgaand op de conjuncturele wetmatigheid (de varkenscyclus) gecombineerd met de onvermijdelijke vergrijzingsdruk - de krapte op de arbeidsmarkt er absoluut komt. 'Is het dan niet beter om eerder in de cyclus, tijdens de hoogconjunctuur, al na te denken over de flexibele schil?'
Het strategisch voorwerk dat hrm moet doen om een succesvolle flexconstructie op te bouwen, bestaat volgens Hus uit drie facetten: het kennen van de werkstromen (Welke projecten draait het bedrijf? Hoe verloopt het productieproces?); welke formatie is daarvoor nodig? (strategische personeelsplanning); welke kwaliteiten en competenties zijn daarvoor vereist?
Operationeel ontzorgen
Cruciaal bij de implementatie van een flexschil is volgens Hus dat hrm en de afdeling Inkoop nauw samenwerken, waarbij hrm de kennis van de arbeidsmarkt inbrengt. 'En belangrijk is dat zij de lijn erbij betrekken, bijvoorbeeld door een stuurgroep te vormen. Anders is het gedoemd te mislukken.'
In de praktijk zie je volgens Hus vaak dat Inkoop het voortouw neemt - zij sluiten de raamcontracten af met externe leveranciers. Hun motivatie bij flexibilisering is geld; minder leveranciers meer volume laten draaien, want dan kun je korting bedingen. 'Hrm is in dit proces vaak afwezig', stelt hij tot zijn spijt vast. Terwijl de rol van hrm hierin zo belangrijk is. Naast de input uit de strategische analyse over aantallen mensen en benodigde kennis en ervaring, moet hrm de lijn operationeel 'ontzorgen': zorgen dat alle praktische zaken geregeld zijn, zorgen voor afstemming van de personeelsadministratie en de facilitaire dienst zodat er een toegangspas klaarligt en een e-mail-account is aangemaakt op de eerste dag dat de flexwerker komt werken, etcetera.
Ontzorgen kan ook door de werving en selectie uit handen te nemen. Als de sollicitatiegesprekken te tijdrovend worden voor de lijn, wat zeker kan gebeuren bij grotere inkoopvolumes, kan hrm overwegen een inhuurdesk op te zetten en deze te bemensen met eigen mensen of hiervoor een professionele intermediair in te schakelen; de flexschil outsourcen dus. Waarschuwing van Hus: 'Bedenk wel dat als er een externe leverancier op de centrale inhuurdesk zit, deze het bedrijf (cultuur en organisatie- en productieproces) erg goed moet kennen. Dat vergt in de praktijk een incubatietijd van anderhalf tot twee jaar.' Maar áls het eenmaal draait, kan de organisatie heel lang heel veel voordeel halen uit haar zelfverworven flexschil. Tot ver na de volgende crisis.
Vijf voorwaarden voor een flexschil
Voor een succesvolle invoering door hrm van een flexibele schil in het personeelsbestand moet dit geregeld zijn:
1 Ken de werkstromen. Welke projecten draait het bedrijf?
Hoe verloopt het productieproces?
2 Hoeveel formatieplaatsen zijn daarvoor nodig?
(strategische personeelsplanning)
3 Welke kwaliteiten en competenties zijn daarvoor vereist?
4 Ontzorgen van de lijn; regel alle praktische zaken, van
e-mailaccount tot toegangspas voor de flexwerker
5 Werving en selectie uit de lijn; zelf doen of uitbesteden
aan een (externe) inhuurdesk
Met dank aan Eddy Hus, directeur Advies en management bij adviesbureau Conclusion. Hus heeft als voormalig hr-directeur van ProRail ervaring met het opbouwen van een flexschil binnen een grote organisatie. Samen met onder meer Jan de Leede en TNO deed hij in opdracht van Adecco onderzoek bij zeven grote bedrijven naar de succesfacturen voor het organiseren en besturen van de flexibele schil. De resultaten zijn te vinden in het rapport U doet vast aan flex op www.slideshare.net.
Veelgebruikt: crowd sourcing
Een populaire manier om een flexibele schil te bouwen, is door gebruik te maken van 'crowd sourcing': werk dat eerst werd gedaan door vaste medewerkers, wordt uitbesteed op projectbasis. Wat in de praktijk dan veelal gebeurt, is dat bedrijven vaste medewerkers aanmoedigen om voor zichzelf te beginnen of samen een eigen bedrijfje te starten, om hen vervolgens - wanneer nodig - in te huren.
Mail dit artikel
