Gaat u op 1 januari 2011 over op de nieuwe werkkostenregeling of houdt u alles nog bij het oude? In plaats van de huidige brij van regels biedt de nieuwe regeling een vrije ruimte tot 1,4 procent van de totale loonsom. Toch zien veel bedrijven op tegen de invoering ervan.
Elke verandering brengt onrust met zich mee. Zo ook de introductie van de werkkostenregeling. Werkgeversorganisaties MKB-Nederland en VNO-NCW namen vorig jaar de voorstellen onder de loep en kwamen tot de conclusie dat het hier niet om een lastenverlichting ging - zoals was beloofd - maar juist om een verzwaring.
Het venijn zit 'm in het belastingtarief voor de vergoedingen en verstrekkingen die buiten de vrije ruimte van 1,4 procent van de totale fiscale loonsom vallen. Hierover moet 80 procent belasting worden betaald. Deze grens was volgens de werkgevers zo laag, dat veel bedrijven met de hoge eindheffing geconfronteerd zouden worden. Dit zou de nekslag zijn voor het bedrijfsuitje, de fiets van de zaak en de fitnessregeling. Al snel ging bovendien het verhaal dat de fruitmand en de rouwkrans gaan gelden als loon, en dus forfaitaire ruimte innemen. In een brief aan de Tweede Kamer betitelde (toen nog) staatssecretaris De Jager deze berichtgeving als onzinnig. 'Deze posten vormden geen loon en zullen ook in de nieuwe situatie geen loon vormen, ze nemen dan ook geen forfaitaire ruimte in.'
Inmiddels hebben de werkgeversorganisaties zich laten overtuigen dat De Jager serieus rekening houdt met hun bezwaren. De Jager op zijn beurt blijft bezweren dat het allemaal veel simpeler wordt om die fiets van de zaak en bedrijfsfitness aan te bieden. Maar dat wil niet zeggen dat de individuele werkgever ook al overtuigd is.
Optelsom maken
Uit cijfers van payroller SD Worx blijkt dat bijna de helft van de Nederlandse bedrijven opziet tegen invoering van de regeling. Weliswaar geloven de meesten van de ondervraagde hrm'ers wel dat de werkkostenregeling het leven eenvoudiger zal maken, maar de invoering zelf levert extra administratief werk op. Je moet een optelsom maken van alle vergoedingen en verstrekkingen om te beoordelen of je binnen de vrije ruimte blijft. Als in de financiële administratie geen btw vermeld staat bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet dit alsnog worden toegevoegd.
De meerderheid van de respondenten in het onderzoek denkt contractaanpassingen te moeten doen, en vreest dat het personeel daarmee niet tevreden zal zijn. Dat die vrees niet helemaal onterecht is, erkent ook de fiscus. Op zijn website waarschuwt de Belastingdienst dat werkgevers, voor zij kiezen voor de werkkostenregeling, moeten overleggen met de ondernemingsraad en de vakbonden over het arbeidsvoorwaardenbeleid.
Op www.ornet.nl waarschuwt Hans van den Hurk, oprichter van adviesbureau Dialoog Amsterdam, dat ook de leden van de ondernemingsraad voor pijnlijke keuzes kunnen komen te staan, waarbij er belangentegenstellingen voorkomen tussen groepen werknemers. Want als een werkgever de 1,4 procent vrije ruimte heeft opgemaakt, kan een nieuwe regeling alleen fiscaalvriendelijk worden aangeboden wanneer een oude wordt geschrapt. Van den Hurk schrijft: 'Als een werkgever meer verstrekt dan 1,4 procent van de loonsom, zal hij waarschijnlijk de discussie openen om voortaan een deel van de verstrekkingen af te schaffen of door de werknemers zelf te laten betalen. Daarbij kun je denken aan geen fiscaalvriendelijke vakbondscontributie meer, geen fitness meer, of afschaffing van het kerstpakket.'
Wat en hoe?
Vanaf 1 januari 2011 mogen werkgevers kiezen voor de nieuwe werkkostenregeling. Mógen, want degenen die hier niets voor voelen, mogen tot uiterlijk 2014 ook alles bij het oude laten.
Daar waar er nu een ondoorzichtige brij van regels is voor wie wat wanneer vergoed mag krijgen, geldt straks een vrije ruimte van maximaal 1,4 procent van de totale loonsom. Zolang de vergoedingen en verstrekkingen tot het loon behoren, mag de werkgever deze naar hartenlust vergoeden.
Een voorbeeld. Voor een fiets van de zaak geldt nu een maximaal bedrag van 749 euro, met een apart bedrag van 82 euro voor toeters en bellen. De werknemer moet minimaal de helft van de woon-werkdagen met de fiets komen, en in de voorgaande twee jaar mag er geen dienstfiets zijn vergoed. Deze eisen komen allemaal te vervallen. Als de werkgever elk jaar een fiets wil vergoeden mag dat, mits de vrije ruimte niet is opgebruikt.
Vergoedingen of verstrekkingen die geen loon zijn of waarvoor een vrijstelling bestaat, gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Onder de gerichte vrijstellingen gelden onder meer vervoer- en reiskosten, bijscholing en outplacement. Ook loon in natura met een nihilwaardering - zoals werkkleding die op de zaak achterblijft, een laptop die voor minimaal 90 procent voor het werk wordt gebruikt en arbovoorzieningen - blijven buiten de vrije ruimte. Meer informatie over gerichte vrijstellingen en nihilverklaringen op www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/werkkostenregeling/.
Beperkingen
Stel u voor dat u een criminele organisatie runt. Dan kan het zomaar zo zijn dat een van uw medewerkers een breekijzer of wapentuig nodig heeft. Denk niet dat u deze via de vrije ruimte van de werkkostenregeling onbelast kunt vergoeden, want de Belastingdienst is u een stap voor. Boetes en vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten zijn altijd loon van de werknemer. Overigens net als een auto van de zaak of een dienstwoning. Deze laatste twee zijn dermate grote beloningsbestanddelen dat zij niet goed passen in een forfaitaire regeling.
Een andere adder onder het gras is de gebruikelijkheidstoets. U mag de werkkostenregeling niet gebruiken om vergoedingen en verstrekkingen te geven die meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Stel, u geeft al uw medewerkers als kerstattentie een flatscreen-tv. Exorbitant? Niet per se. Als het binnen uw sector gebruikelijk is om personeel met kerst dit soort dure cadeaus te geven, dan mag u de tv's volledig in de vrije ruimte onderbrengen.
Maar je kunt het blijkbaar zo gek niet bedenken of de fiscus heeft het weleens voorbij zien komen. De Belastingdienst noemt op de website het voorbeeld van een bedrijf dat zijn directeur als kerstpakket een zelfbouwpakket voor een sportvliegtuig geeft. De waarde: 25.000 euro. Het moge duidelijk zijn dat een kerstpakket van deze orde van grootte niet gebruikelijk is en meer dan 30 procent afwijkt van de waarde die andere werkgevers aan hun directeuren geven. Het deel dat meer dan gebruikelijk is, is dan loon.
Mail dit artikel
