Outsourcen kan een hoop voordelen opleveren. Meer flexibiliteit, focus op de kernactiviteit en een hoger niveau van dienstverlening omdat de outsource-partner een specialist is. Maar de manier waarop u outsourcet bepaalt het succes. Menig bedrijf ging het afgelopen jaar diensten weer insourcen omdat de kosten helemaal niet lager uitpakten. Bezint eer ge begint, is het daarom het advies.
Is het bedrijf klaar voor outsourcing?
Meer tijd voor strategische advisering en lagere kosten. Dat zijn meestal de motieven om bijvoorbeeld de salarisadministratie de deur uit te doen. Maar is outsourcing inderdaad de beste oplossing? Wie zijn basisadministratie niet op orde heeft, is waarschijnlijk helemaal niet klaar voor deze stap. Ook de ondersteunende informatiesystemen moeten voldoende gestandaardiseerd zijn. Vraag een onafhankelijk adviesbureau uw bedrijf goed door te lichten. Onderzoek samen de volwassenheid van de organisatie en zet alle voor-en nadelen goed op een rij. Even bij de salarisadministratie binnenlopen is er straks niet meer bij. Het bedrijf moet er aan toe zijn dat de dienstverlening een stuk zakelijker wordt. Hanteer ook een kritische ondergrens. Als u teveel personeelstaken outsourcet, gaan medewerkers zich wellicht afvragen voor wie ze nu eigenlijk werken. Denk dus drie keer na voordat ook het advieswerk uit de organisatie verdwijnt. Dat zelfde geldt voor onderdelen die voor innovatie zorgen. Wie bijvoorbeeld alle trainingen en brainstormprojecten uitbesteedt, loopt het gevaar dat vernieuwende ideeën niet snel meer beklijven binnen het bedrijf.
Wees klaar voor de nieuwe rol
Zoals gesteld zorgt outsourcing voor een verzakelijking van het bedrijf. Dit heeft ook consequenties voor de rol van hr. U moet meer verstand hebben van inkopen, zicht hebben op bedrijfseconomische ontwikkelingen en de juridische aspecten van uitbesteding kennen. Een stevige gesprekspartner van de insourcer zijn is niet genoeg. Hr is idealiter de strateeg en bepaalt de voorwaarden die ervoor zorgen dat het uitbestede personeelswerk maximaal profijt oplevert voor de organisatie. Bent u of uw team nog niet klaar voor deze rol? Laat u extra trainen en coachen om dit nieuwe aspect van uw functie waar te maken.
Zoek de juist outsource partner
Doe uw huiswerk goed en kijk met welke bedrijven u het beste kunt samenwerken. Er zijn honderden al dan niet gespecialiseerde bedrijven en bedrijfjes, variërend van salarisadministratiebureaus tot arbeidsjuristen. De cultuur van de outsourcer moet wel passen bij de insourcer. Steek uw licht op bij collega p&o ‘ers van anders bedrijven als ze ervaringen hebben met een partner die mogelijk ook interessant is voor u. Neem dus voldoende tijd om aan elkaar te snuffelen en kom geregeld bij elkaar over de vloer. Er ontstaan gemakkelijk botsingen als het overgangsproces slecht is voorbereid en niet duidelijk is wie wat voor z'n rekening neemt. Een helder service level agreement met de outsource-partner is een must. Te karige afspraken met de leverancier zorgen al snel voor wrijving. Spreek daarom ruime marges af, zodat er niet er niet opeens veel meer moet betaald worden als er plotseling veel extra telefoontjes komen. Zorg ook voor concrete prestatieafspraken, zoals 80 procent van de telefoontjes moeten door de helpdesk kunnen worden afgehandeld. Evalueer na de eerste paar maanden de gang van zaken en stel indien nodig afspraken bij.
Schep realistische verwachtingen
Menig bedrijf denkt dat outsourcen direct een kostenvoordeel oplevert, maar dat valt vaak tegen. De overheveling of uitbesteding van een onderdeel vergt meestal een flinke investering. Ook zakt het service niveau in het begin dikwijls in door alle veranderingen. Medewerkers die geoutsourced zijn, moeten hun weg nog vinden in een nieuwe omgeving en dat kost tijd. Maar zorg ervoor dat het transformatieproces niet te lang duurt, want dan gaan medewerkers klagen en kan hr de nieuwe rol niet waarmaken. Schep, om teleurstellingen te voorkomen, dus realistische verwachtingen voorafgaand aan de outsourcing.
Waarborg de vertrouwelijkheid
Outsourcing zorgt ervoor dat gevoelige en vertrouwelijke informatie opeens in handen komt van externe bedrijven zoals arbodiensten en administratiebureaus. Dit kan risico's met zich meebrengen, zoals het lekken van informatie. Spreek daarom vooraf duidelijk af wat er met de vertrouwelijke informatie gebeurt en vergewis u ervan dat de informatiesystemen van het bedrijf voldoende beveiligd zijn.
Zorg goed voor de menselijke kant
Outsourcing kan ook betekenen dat een groep medewerkers voor een ander bedrijf gaat werken, bijvoorbeeld als uw eigen shared service center wordt overgenomen. Dit gaat natuurlijk gepaard met de nodige emoties. Leg zo goed mogelijk uit waarom u voor outsourcing kiest en zorg ervoor dat medewerkers zich niet goedkoop afgeserveerd voelen. Regel ook een warm afscheid, dat is onontbeerlijk voor een prettige nieuwe samenwerking. Spreek met het nieuwe bedrijf af dat er een hartelijk welkomstprogramma klaar ligt voor de nieuwkomers. Bezoek hen af en toe nog op de nieuwe werkplek en neem hun verhalen serieus. Zo is alleen de dienst geoutsourcet en niet de betrokkenheid.
Mail dit artikel
